Proč používat elektronickou knihu jízd
Elektronická kniha jízd nahrazuje papírovou podobu a umožňuje evidovat služební cesty digitálně v telefonu nebo počítači. Pro kontrolu z finančního úřadu elektronická verze funguje jako dostatečný podklad. Hlavní výhodou je, že řadu údajů nemusíte zadávat, ale vyplní se automaticky. Šetříte tak čas a vyhnete se nepřesnostem. Zvažujete přechod z papíru na digitální řešení? Podívejte se na hlavní výhody a zjistěte, kterou variantu zvolit.
Kdy se elektronická kniha jízd vyplatí
Elektronická kniha jízd se hodí prakticky každému, kdo používá auto k práci.
Jedno auto na občasné jízdy
Ruční vyplňování vás nejspíš tolik netrápí, protože ho máte za chvilku hotové. Dost možná se ale setkáváte s chybami a nebaví vás dělat výpočty.
- Pokud je služební auto sdílené a vy se v něm střídáte s dalším řidičem nebo řidiči, hrozí, že důsledky jejich chyby se svalí i na vás.
- Pokud máte auto v užívání jen vy, a to i k soukromým účelům, pak nejspíš musíte reportovat konkrétní využití zaměstnavateli. S elektronickou knihou jízd můžete celý proces zautomatizovat.
2–5 aut
V tomto počtu už přichází výhoda automatických výpočtů najetých kilometrů a spotřeby paliva, kdy řidič nemusí při vyplňování přemýšlet, ve kterém konkrétním voze zrovna jede. A manažeři flotily snadno identifikují podezřelá fakta, jako větší spotřebu benzínu, než by odpovídala najetým kilometrům, nebo nárůst oproti průměrné spotřebě v technickém průkazu. První případ naznačuje krádeže pohonných hmot, druhý zase signalizuje počínající poruchu.
Při nižším počtu aut nebo méně než 10 služebních cestách měsíčně je těžké jednoznačně rozhodnout, jestli výhody elektronické knihy převáží investici. Pokud máte skvělý tým řidičů, kteří jsou zodpovědní, vše vyplňují, nedělají si naschvály a nechybují v ručních počtech, pak si nejspíš s papírovou knihou jízd vystačíte.
Více než 10 služebních cest za měsíc
Při 10–15 služebních cestách za měsíc přichází bod zlomu, kdy se digitální forma vyplatí i bez započítání rizik, jako jsou pokuty za neoprávněné daňové odpočty, krádeže, nepředvídané poruchy apod.
Výhody oproti papírové knize jízd
Do papírové knihy zapisujete vše ručně – datum, čas odjezdu i příjezdu, stav tachometru, účel cesty.
U elektronické knihy jízd se dá říct, že se sama vyplňuje. Často stačí jen kliknout na start a stop. Aplikace si sama zaznamená čas a při použití GPS i trasu s přesnou vzdáleností. Tím odpadnou chyby (nebo cílená zkreslení). Na konci měsíce máte hotový přehled připravený k hlášení DPH (pokud se vás týká) a jednou ročně k daňovému přiznání.
Když přijde kontrola z finančního úřadu, elektronické záznamy vypadají důvěryhodněji než přeškrtané a opravované papírové formuláře.
S GPS nebo bez – kterou zvolit
Elektronická kniha jízd s GPS se vyplňuje téměř sama. Zapnete aplikaci před jízdou, ona si zaznamená trasu, spočítá vzdálenost a čas. Vy jen označíte, jestli byla cesta služební nebo soukromá. Hodí se pro lidi, kteří jezdí často a chtějí minimum práce se záznamem.
Firmy navíc získají přehled o tom, kde se jejich auta právě nachází, a mohou lépe plánovat nasazení řidičů, nebo řešit krizové situace přes dispečink.
Varianta bez GPS funguje jako digitální formulář. Údaje o cestě zadáváte ručně, tedy kam jste jeli, kolik kilometrů, v kolik hodin. Aplikace vám pomůže s výpočty a vytvořením přehledů, ale samotné zapisování máte na starosti vy.
Na co si dát pozor při výběru
Základem je soulad s českou legislativou. Podoba knihy jízd a vlastně ani její vedení nejsou přímo v zákoně stanovené, ale příslušné úřady (finanční úřad, celní správa, inspektorát práce a další) po vás můžou chtít doložit konkrétní informace o služebních cestách, jako jsou:
- datum a čas cesty,
- místo odjezdu a příjezdu,
- účel,
- stav tachometru,
- najeté kilometry,
- čas povinných přestávek,
Bez těchto informací vám záznam neuznají při daňové kontrole.
Důležitá je možnost exportu dat do běžných formátů jako PDF nebo Excel. Budete potřebovat předávat údaje účetní nebo je tisknout pro úřady. Některé aplikace umí data exportovat přímo ve formátu, který požaduje finanční úřad.
U GPS verzí zkontrolujte, jestli aplikace funguje i offline. Mobilní signál není všude a nechcete přijít o záznam cesty kvůli špatnému pokrytí. Užitečné je také automatické zálohování dat do cloudu, abyste o záznamy nepřišli při výměně telefonu.
Zvažte možnost propojení s účetním systémem vaší firmy. Pokud používáte nějaký účetní software, ušetříte čas přepisováním, když si data můžete přímo importovat.
Podle FMCSA (americký federální úřad pro bezpečnost komerčních vozidel) elektronická kniha jízd významně sníží administrativní zátěž spojenou s evidencí pracovní doby, která je v těsném závěsu za daňovými formuláři. Vyzkoušíte, kolik administrativy si ušetříte s elektronickou knihou jízd v Česku?
Zdroje:
https://satelitnisledovani.cz/funkce/elektronicka-kniha-jizd
https://www.truckinginfo.com/116983/fmcsa-proposes-electronic-logbook-regulations
Publikováno: 23. 9. 2025
Cílem portálu Vdenik.cz je poskytnout návštěvníkům důležité informace co nejpoutavější formou. Články píšeme o diskutovaných tématech z nejrůznějších oblastí - např. z podnikání, pojištění, nejnovějších trendů ve světě či cestování. Vždy míříme na největší srozumitelnost a čtivost.
Více
